L'assemblée générale - de copropriété, d'association ou de société - est soumise à des obligations légales strictes en matière de documentation : tenue d'un procès-verbal, mention des résolutions votées, quorums, résultats des votes. Ce PV a une valeur juridique et peut être contesté.
Les difficultés du PV d'AG
Le secrétaire de séance doit simultanément suivre les débats, noter les interventions significatives, compter les votes et rédiger les résolutions. Cette accumulation de tâches conduit inévitablement à des PV incomplets ou imprécis.
Listen comme outil de secours du secrétaire
Avec Listen, l'intégralité des échanges est enregistrée. Le secrétaire peut se concentrer sur le comptage des votes et la formulation des résolutions, sachant qu'il dispose d'un enregistrement de secours. La diarisation distingue les intervenants. Le résumé IA extrait les résolutions votées et les résultats. Pour les réunions de coordination, voir aussi les réunions de syndic.
Associations et sociétés
Pour les associations et les SA, les mêmes principes s'appliquent. Les décisions du conseil d'administration, les résolutions votées, les délégations de pouvoir accordées : tout peut être capturé et archivé.
Annoncez en début d'AG que la séance est enregistrée à des fins de rédaction du PV. Cette annonce est généralement suffisante pour les AG non confidentielles.
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